Văn phòng Đại học

I. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ

1. Chức năng

Tham mưu, giúp việc, phục vụ Ban Giám đốc đại học xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, chiến lược phát triển của ĐHBK Hà Nội theo các giai đoạn; Đảm bảo công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ của Đại học; Hỗ trợ, giúp việc hoạt động văn thư, hành chính của Đảng ủy, Hội đồng đại học, Đoàn thể chính trị xã hội.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác giúp việc cho Ban Giám đốc: Bảo đảm các điều kiện làm việc của Ban Giám đốc; Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc của Ban Giám đốc; Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và dự thảo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám đốc (theo yêu cầu); Đôn đốc, báo cáo tình hình thực hiện kết luận của Ban Giám đốc; Rà soát, kiểm tra văn bản trước khi trình Ban Giám đốc;

b) Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ do các cấp có thẩm quyền giao; Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lời các kiến nghị của cán bộ, người học tại các Hội nghị, báo cáo Giám đốc Đại học;

c) Tham mưu, phục vụ cho Ban Giám đốc xây dựng, quản lý, theo dõi, điều phối nguồn lực và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển của Đại học theo các giai đoạn;

d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả của Đại học và các đơn vị, chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Đại học trình Giám đốc ban hành; Giúp Ban Giám đốc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá hiệu quả việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hiệu quả thực hiện công việc của các đơn vị; Xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Đại học hoặc theo phân công của Giám đốc đại học;

đ) Chủ trì công tác xếp hạng đại học và xếp hạng các nhóm ngành theo một số tổ chức xếp hạng uy tín quốc tế;

e) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tập trung; Tổ chức triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; Triển khai kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Hỗ trợ, giám sát công tác hành chính của các đơn vị trong Đại học;

g) Chủ trì xây dựng dự thảo: các quy định công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Đại học; quyết định phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý của Ban Giám đốc cho các đơn vị; các quyết định khác thuộc phạm vi quản lý, quyền hạn của Văn phòng;

h) Hỗ trợ, giúp việc công tác văn thư, hành chính Đảng ủy, Hội đồng đại học, Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh;

i) Chủ trì công tác lễ tân, khánh tiết; Tổng hợp, đề xuất phê duyệt và giám sát tổ chức các sự kiện trong khuôn viên đại học, các sự kiện do Đại học tổ chức ngoài khuôn viên đại học; Điều hành hoạt động tổ xe phục vụ công tác của Đại học; Báo cáo Giám đốc đại học về việc đảm bảo cảnh quan khuôn viên;

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc đại học.
II. PHÂN CÔNG CÔNG TÁC