Văn phòng Đại học

I. CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ

1. Chức năng

Tham mưu, giúp việc, phục vụ Ban Giám đốc đại học xây dựng, tổ chức triển khai, giám sát việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, chiến lược phát triển của ĐHBK Hà Nội theo các giai đoạn; Đảm bảo công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ của Đại học; Hỗ trợ, giúp việc hoạt động văn thư, hành chính của Đảng ủy, Hội đồng đại học, Đoàn thể chính trị xã hội.

2. Nhiệm vụ

a) Công tác giúp việc cho Ban Giám đốc: Bảo đảm các điều kiện làm việc của Ban Giám đốc; Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc của Ban Giám đốc; Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và dự thảo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám đốc (theo yêu cầu); Đôn đốc, báo cáo tình hình thực hiện kết luận của Ban Giám đốc; Rà soát, kiểm tra văn bản trước khi trình Ban Giám đốc;

b) Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ do các cấp có thẩm quyền giao; Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lời các kiến nghị của cán bộ, người học tại các Hội nghị, báo cáo Giám đốc Đại học;

c) Tham mưu, phục vụ cho Ban Giám đốc xây dựng, quản lý, theo dõi, điều phối nguồn lực và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển của Đại học theo các giai đoạn;

d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả của Đại học và các đơn vị, chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Đại học trình Giám đốc ban hành; Giúp Ban Giám đốc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá hiệu quả việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hiệu quả thực hiện công việc của các đơn vị; Xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề về công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Đại học hoặc theo phân công của Giám đốc đại học;

đ) Chủ trì công tác xếp hạng đại học và xếp hạng các nhóm ngành theo một số tổ chức xếp hạng uy tín quốc tế;

e) Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tập trung; Tổ chức triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; Triển khai kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Hỗ trợ, giám sát công tác hành chính của các đơn vị trong Đại học;

g) Chủ trì xây dựng dự thảo: các quy định công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của Đại học; quyết định phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý của Ban Giám đốc cho các đơn vị; các quyết định khác thuộc phạm vi quản lý, quyền hạn của Văn phòng;

h) Hỗ trợ, giúp việc công tác văn thư, hành chính Đảng ủy, Hội đồng đại học, Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh;

i) Chủ trì công tác lễ tân, khánh tiết; Tổng hợp, đề xuất phê duyệt và giám sát tổ chức các sự kiện trong khuôn viên đại học, các sự kiện do Đại học tổ chức ngoài khuôn viên đại học; Điều hành hoạt động tổ xe phục vụ công tác của Đại học; Báo cáo Giám đốc đại học về việc đảm bảo cảnh quan khuôn viên;

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Giám đốc đại học.

II. PHÂN CÔNG CÔNG TÁC

Lãnh đạo phòng

1. Chánh văn phòng PGS.TS. Lê Minh Hoàng Địa chỉ: C1-216 - ĐT: 024.38692006 - Email: hoang.leminh@hust.edu.vn  Quản lý toàn diện mọi hoạt động của Văn phòng đại học thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại học Phụ trách hoạt động Văn phòng Đảng – Hội đồng – Đoàn thể hỗ trợ, giúp việc công tác hành chính Đảng ủy, Hội đồng đại học, Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Phụ trách công tác tổ chức, tài chính, xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai hoạt động, xây dựng tiêu chí và thực hiện đánh giá cán bộ của Văn phòng đại học; Trợ giúp Ban Giám đốc các công việc: Trợ lý Giám đốc đại học; Hỗ trợ Ban Giám đốc công tác đối ngoại các cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội; Quản lý, theo dõi, điều phối nguồn lực và tổ chức thực hiện chiến lược phát triển của Đại học theo các giai đoạn; Điều phối, theo dõi, hỗ trợ các đơn vị trong thực hiện công tác chung của toàn Đại học; Chủ trì xây dựng dự thảo: các quy định công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quyết định phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý của Ban Giám đốc cho các đơn vị; các quyết định khác thuộc phạm vi quản lý, quyền hạn của Văn phòng đại học. Các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc 2. Phó Chánh văn phòng TS. Trần Hoàng Hải Địa chỉ: C1-218 - ĐT: 024.38696099 - Email: hai.tranhoang@hust.edu.vn Chủ trì công tác xếp hạng đại học và các xếp hạng các nhóm ngành của Đại học theo các tổ chức xếp hạng uy tín quốc tế; Phối hợp với các đơn vị xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả của Đại học và các đơn vị; Theo dõi việc xây dựng, điều chỉnh và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO của Văn phòng đại học; Chủ trì công tác Chuyển đổi số các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại học; Phụ trách công tác xây dựng, sắp xếp tối ưu vị trí việc làm, xây dựng đề xuất định biên, tuyển dụng phù hợp chiến lược phát triển trong từng giai đoạn của Văn phòng đại học; Trợ giúp Ban Giám đốc các công việc: Hỗ trợ Ban Giám đốc trong công tác chuyển đổi số và phát triển hạ tầng CNTT; Phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu hoạt động toàn Đại học, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản trị, điều hành trên nền tảng số; Xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của Đại học trình Giám đốc ban hành; Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá hiệu quả việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hiệu quả thực hiện công việc của các đơn vị; Xây dựng báo cáo tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Đại học phục vụ các Hội nghị giao ban định kỳ. Các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc và Chánh văn phòng 3. Phó Chánh văn phòng ThS. Hoàng Thu Phượng Địa chỉ: C1-217 - SĐT: 024.38696099 - Email: phuong.hoangthu@hust.edu.vn  Tổ chức triển khai thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử và xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử; Triển khai kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Hỗ trợ, giám sát công tác hành chính của các đơn vị trong Đại học; Quản lý công tác lưu trữ tập trung; Phụ trách văn phòng phẩm dùng chung, quà tặng của Đại học phục vụ hoạt động của các đơn vị hành chính; Phụ trách xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ thuộc Văn phòng đại học; Trợ giúp Ban Giám đốc các công việc: Phối hợp với các đơn vị xây dựng lịch làm việc và kế hoạch công tác của Ban Giám đốc và của Đại học; Phụ trách công tác Văn phòng Ban Giám đốc: phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản và dự thảo kết luận các cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám đốc (theo yêu cầu); Đôn đốc, báo cáo tình hình thực hiện kết luận của Ban Giám đốc; Rà soát, kiểm tra văn bản trước khi trình Ban Giám đốc; Xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất, báo cáo chuyên đề của Đại học hoặc theo phân công của Giám đốc Đại học; Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ do các cấp có thẩm quyền giao; Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả lời các kiến nghị của cán bộ, người học tại các Hội nghị, báo cáo Giám đốc Đại học. Các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc và Chánh văn phòng 4. Phó Chánh văn phòng ThS. Trần Ngọc Tuấn Địa chỉ: C1-114 - SĐT: 024.38692222 - Email: tuan.tranngoc1@hust.edu.vn  Phụ trách công tác văn thư, đóng dấu; Chịu trách nhiệm bảo quản con dấu, chứng thư số của Đại học theo quy định của pháp luật; Hỗ trợ, giám sát công tác văn thư, đóng dấu của các đơn vị trực thuộc Đại học; Phụ trách công tác in, cấp phát phôi bằng, chứng chỉ của Đại học; Phụ trách công tác lễ tân, khánh tiết; Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức các sự kiện chính trị của Đại học; Điều hành hoạt động tổ xe phục vụ công tác của Đại học; Phụ trách cơ sở vật chất thuộc Văn phòng đại học; Trợ giúp Ban Giám đốc các công việc: Hỗ trợ Ban Giám đốc trong các lĩnh vực: công tác hiếu, đảm bảo cảnh quan khuôn viên, an ninh, trật tự trong Đại học Bảo đảm công tác hậu cần, các điều kiện CSVC làm việc của Ban Giám đốc; Tổng hợp, đề xuất Ban Giám đốc phê duyệt và giám sát tổ chức các sự kiện trong khuôn viên đại học, các sự kiện do Đại học tổ chức ngoài khuôn viên đại học; Các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc và Chánh văn phòng.

 

Văn phòng Ban Giám đốc (C1-217, ĐT: 024.38696099) Trợ giúp BGĐ chỉ đạo, điều hành và điều phối hoạt động các đơn vị nhằm triển khai hiệu quả chiến lược, chính sách, kế hoạch hoạt động của Đại học

ThS. Nguyễn Phan Khánh Linh, Thư ký Văn phòng BGĐ ThS. Trần Quyết Thắng, Thư ký Phó Giám đốc ThS. Đào Quỳnh Anh, Thư ký Phó Giám đốc ThS. Phạm Thị Phương Thảo, Thư ký Phó Giám đốc ThS. Ngô Đình Hòa, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Lê Thị Thanh, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Nguyễn Tuấn Hải, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Nguyễn Đình Hóa, Chuyên viên VP Công đoàn ThS. Mai Thị Nương, Chuyên viên VP Công đoàn ThS. Phạm Thu Huyền, Chuyên viên VP Đoàn thanh niên CN. Nguyễn Thị Kim Dung, Chuyên viên VP Đoàn thanh niên

Văn phòng Đảng - Hội đồng đại học - Đoàn thể Hỗ trợ, giúp việc công tác văn thư, hành chính Đảng ủy, Hội đồng đại học, Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh

ThS. Ngô Đình Hòa, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Lê Thị Thanh, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Nguyễn Tuấn Hải, Chuyên viên VP Đảng ủy - Hội đồng đại học ThS. Nguyễn Đình Hóa, Chuyên viên VP Công đoàn ThS. Mai Thị Nương, Chuyên viên VP Công đoàn ThS. Phạm Thu Huyền, Chuyên viên VP Đoàn thanh niên CN. Nguyễn Thị Kim Dung, Chuyên viên VP Đoàn thanh niên

Tổ văn thư - lưu trữ (C1-114, ĐT: 024.38692222)

CN. Hoàng Thị Hoài An, Tổ trưởng văn thư - lưu trữ CN. Quách Lan Thanh, Chuyên viên văn thư - đóng dấu CN. Nguyễn Thị Hiệp, Chuyên viên lưu trữ  ThS. Nguyễn Thị Diệp Hồng, Chuyên viên lưu trữ

Tổ lễ tân (C1-215, ĐT: 024.38694242)

CV. Hoàng Thanh Mai, Tổ trưởng Lễ tân (phụ trách lễ tân phòng họp C1-222) CV. Nguyễn Thị Hoa, Chuyên viên lễ tân (phụ trách lễ tân phòng Hội thảo C2) CV. Nguyễn Thanh Nga, Chuyên viên lễ tân (phụ trách lễ tân phòng họp C1-213, phòng khách C1-214)

Tổ xe

Ông Phạm Doãn Thắng, Tổ trưởng Tổ xe Ông Ngô Viết Chiến Ông Phạm Hùng Ông Phạm Văn Hà