ĐH Bách khoa Hà Nội triển khai quản lý hành chính điện tử

Sáng nay (10/10), Trường ĐH Bách khoa Hà Nội đã tổ chức Lễ Tiếp nhận phần mềm Eoffice từ Tập đoàn EVN ICT.

Chuyên nghiệp hóa quản lý hành chính

Dự buổi lễ, về phía Trường ĐH Bách khoa Hà Nội có: PGS.TS Trần Văn Tớp – Phó Hiệu trưởng; PGS.TS Huỳnh Quyết Thắng - Tổ trưởng tổ công tác Xây dựng Hệ thống thông tin quản trị ĐH Bách khoa Hà Nội cùng đại diện các phòng ban và các cán bộ, giảng viên của Trường. Về phía Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN có ông Ngô Sơn Hải- Phó Tổng Giám đốc; ông Nguyễn Quang Việt - Phó Ban Khoa học Công nghệ và Môi trường; ông Phạm Ngọc Hiển - Phó Giám đốc Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin EVNICT và cán bộ, lãnh đạo các đơn vị Tập đoàn EVN.

PGS Trần Văn Tớp phát biểu tại buổi lễ

Phát biểu tại buổi lễ, ông Ngô Sơn Hải- Phó Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam cho biết phần mềm Eoffice được tạo ra bởi các cán bộ, chuyên gia của tập đoàn EVN ICT. Hiện đa số các nhân viên của công ty đều được học tập gắn bó dưới mái trường ĐH Bách Khoa Hà Nội. Việc chuyển giao đã lựa chọn những nội dung tốt nhất, phù hợp nhất với đặc trưng riêng biệt của Trường. Được làm việc đóng góp cho Trường là vinh dự rất lớn cho cán bộ Tập đoàn EVN.

Ông Phạm Ngọc Hiển đã báo cáo tình hình triển khai phần mềm E-OFFICE 3.0 tại nhà trường. Từ thực tế triển khai, EVNICT và Tổ trưởng tổ công tác Xây dựng hệ thống thông tin quản trị ĐHBKHN đề xuất phương án để việc chuyển giao diễn ra cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao nhất: Thành lập đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp tại HUST, sẵn sàng hỗ trợ tại chỗ trong suốt quá trình triển khai các chức năng, hỗ trợ sử dụng,…

Lễ kí kết phần chuyển giao mền Eoffice giữa ĐHBKHN và Công ty EVN ICT

PGS. TS Trần Văn Tớp cho biết trước nay, Nhà trường rất quan tâm đến việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lí và điều hành, thể hiện qua các buổi làm việc của Nhà trường với Tập đoàn Điện lực Việt Nam, qua hoạt động của tổ công tác giữa hai bên. PGS.TS Trần Văn Tớp bày tỏ sự tin tưởng phần mềm E-OFFICE 3.0 sẽ hỗ trợ tích cực cho các hoạt động công tác của Trường ĐH Bách khoa Hà Nội. Sau buổi kí kết hôm nay Đại học Bách Khoa Hà Nội sẽ đưa chính thức phần mềm Eoffice của EVN ICT áp dụng ngay trong các hoạt động điều hành của Nhà trường.

Nhân dịp này PGS Trần Văn Tớp trân trọng gửi đến các lãnh đạo, nhân viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam những tấm vé mời tham gia Ngày hội cựu sinh viên: Bách Khoa: “Ngày trở về 2019”.

“Đón đầu” tập huấn cán bộ, giảng viên

Trước đó, trong 2 ngày (7 – 8/10), Trường ĐH Bách khoa Hà Nội phối hợp cùng các chuyên gia EVN đã “đón đầu”, tổ chức 4 buổi tập huấn sử dụng phần mềm Eoffice cho toàn bộ cán bộ, giảng viên nhà trường, quyết tâm thời gian tới triển khai quản lý hành chính điện tử trong toàn trường.

Đông đảo cán bộ, giảng viên Trường ĐH BÁch khoa Hà Nội tham dự buổi tập huấn sử dụng phầm mềm Eoffice

Dự và phát biểu tại buổi tập huấn, PGS.TS Hoàng Minh Sơn – Hiệu trưởng Nhà trường - đã nêu một số bất cập ở cấp trường, cấp đơn vị trong việc điều hành xử lý văn bản, theo dõi tiến độ công việc, kế hoạch…, mất nhiều thời gian, không theo dõi được công việc để đôn đốc, thúc đẩy. 

PGS.TS Hoàng Minh Sơn dự và phát biểu tại buổi tập huấn

PGS.TS Hoàng Minh Sơn thông tin sau cuộc trao đổi với các đồng chí lãnh đạo EVN, đặc biệt là Phó Tổng Giám đốc EVN Ngô Sơn Hải – thành viên Hội đồng Trường, được biết EVN đã xây dựng quản lý văn bản điện tử. Mô hình của EVN rất phù hợp với Trường ĐH Bách khoa Hà Nội. Nhà trường đã giao PGS.TS Huỳnh Quyết Thắng là đầu mối chủ trì làm việc với EVN. Trong buổi ký kết với EVN, lãnh đạo tập đoàn EVN đã đồng ý giúp nhà trường đưa vào sử dụng phần mềm này.

Eoffice là phần mềm được phát triển và được cải tiến qua nhiều giai đoạn về công nghệ và nghiệp vụ, đã được sử dụng trên toàn Tập đoàn của EVN (9 tổng công ty và 25 đơn vị trực thuộc) với tổng số người sử dụng khoảng 60.000/100.000 cán bộ, nhân viên tập đoàn.

Theo các chuyên gia EVN, phần mềm không có nhiều tính năng quá phức tạp nhưng để sử dụng hiệu quả thì không dễ dàng. Hiện phần mềm Eoffice có các chức năng chính: Quản lý văn thư; Quản lý văn bản đến; Phát hành văn bản đi; Các văn bản nội bộ; Quản lý hồ sơ lưu trữ; Lịch họp; Tìm kiếm văn bản; Văn bản đã ký, chờ ký; Quản lý công việc (nội dung chỉ đạo); Tích hợp các hệ thống khác; Trục viễn thông; Báo cáo thống kê; Ứng dụng trong mobil; Trao đổi nội bộ.

Những tập huấn ban đầu sẽ giúp các cán bộ, giảng viên trong Trường biết được những kỹ năng cơ bản của phần mềm Eoffice, nguyên tắc sử dụng, thao tác cơ bản…, từ đó triển khai hiệu quả quản lý văn bản, quàn lý công việc, tiết kiệm được thời gian xử lý công việc trong quản lý hành chính.

Ngọc Nam – Mỹ Linh