Đại học Bách khoa Hà Nội tập huấn sử dụng quy trình số

Ngày 16/10, Đại học Bách khoa Hà Nội tổ chức Hội nghị Tập huấn hướng dẫn sử dụng ứng dụng quy trình trên nền tảng quản trị MISA iGov và hướng dẫn sử dụng phần mềm Open Work. Chương trình được thiết kế dành riêng cho lãnh đạo phụ trách công tác mua sắm cùng cán bộ kế toán kiêm nhiệm tại các đơn vị cấp hai của Đại học.

Hội nghị đặt mục tiêu chuẩn hóa toàn bộ nghiệp vụ quản trị tài chính, mua sắm tài sản, đồng thời ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo vào hỗ trợ công tác thẩm định hồ sơ, nâng cao hiệu quả vận hành bộ máy.

Phát biểu khai mạc và điều hành Hội nghị, PGS. Tạ Hải Tùng - Phó Giám đốc Đại học Bách khoa Hà Nội - nhấn mạnh chuyển đổi số phải xuất phát từ nhu cầu giải quyết dứt điểm các vướng mắc phát sinh trong công việc hàng ngày tại từng đơn vị. Sự tham gia đông đủ của đại diện Ban Tài chính - Kế hoạch, Ban Mua sắm tập trung, Trường Công nghệ Thông tin và Truyền thông cùng các đơn vị cơ sở thể hiện quyết tâm mạnh mẽ của Đại học Bách khoa Hà Nội trong việc hiện đại hóa công tác quản trị.

Số hóa quy trình quản trị MISA iGOV giúp tháo gỡ điểm nghẽn nghiệp vụ

Thực trạng quản lý công việc theo phương thức truyền thống trước đây bộc lộ nhiều hạn chế khi toàn bộ áp lực kiểm soát chứng từ bị dồn về khâu thanh toán cuối cùng tại Ban Tài chính - Kế hoạch. Việc thiếu các công cụ kiểm soát liên thông khiến hồ sơ dễ bị thiếu sót, phải gửi đi gửi lại giữa các phòng/ban, gây lãng phí thời gian và công sức của cán bộ.

Nhằm khắc phục triệt để bất cập này, Đại học Bách khoa Hà Nội đã phối hợp cùng Công ty Cổ phần MISA xây dựng hệ thống quản trị MISA iGOV theo mô hình liên thông toàn trình, vận hành theo cơ chế một cửa.
 

Phát biểu chỉ đạo định hướng Hội nghị, PGS. Tạ Hải Tùng khẳng định giá trị cốt lõi của chuyển đổi số nằm ở việc giải quyết các điểm nghẽn thực tế, tạo thuận lợi tối đa cho cán bộ, giảng viên trong quá trình xử lý công việc; Đại học không hướng tới việc báo cáo thành tích về số lượng phần mềm sở hữu hay giá trị kinh phí đầu tư hạ tầng.

Hệ thống MISA iGOV mang lại sự cải tiến vượt trội khi thiết lập danh mục kiểm tra chi tiết cho từng bước nghiệp vụ. Cán bộ khi gửi hồ sơ phải hoàn thiện đầy đủ danh mục văn bản yêu cầu trên hệ thống; trường hợp thiếu chứng từ, hệ thống tự động cảnh báo và dừng chuyển bước tiếp theo. Điều này giúp loại bỏ tình trạng hồ sơ bị trả lại sau nhiều ngày gửi duyệt.

Bên cạnh đó, MISA iGov kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý văn bản, ký số BkOffice và hạ tầng ngân hàng, tạo nên chu trình xử lý khép kín từ khâu lập đề xuất, ký duyệt quyết định cho tới khi ủy nhiệm chi chuyển tiền tự động về tài khoản cá nhân.

Tại Hội nghị tập huấn, chuyên gia MISA đã hướng dẫn trực tiếp các đại biểu thao tác kích hoạt tài khoản qua email, đăng nhập bảo mật hai lớp OTP trên giao diện máy tính và ứng dụng di động MISA iGOV.
 

Cán bộ được thực hành khởi tạo hai quy trình thử nghiệm chính thức áp dụng từ ngày 19/10: Quy trình mua sắm gói hàng hóa, dịch vụ dưới 100 triệu đồng và Quy trình thanh toán chi tiết theo 18 phụ lục nghiệp vụ. Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi tiến trình xử lý theo thời gian thực qua giao diện trực quan, đồng thời phát thông báo tức thời tới người duyệt.

PGS. Tạ Hải Tùng cho biết Đại học sẽ áp dụng thời gian xử lý chuẩn cho từng bước, cam kết thời gian hoàn thành tối đa 15 ngày đối với quy trình thanh toán và 50 ngày đối với quy trình mua sắm. Đặc biệt, kết quả đánh giá KPI cán bộ sẽ dựa trên số lần hồ sơ bị trả lại do thiếu trách nhiệm, bảo đảm tính công bằng, minh bạch trong toàn hệ thống.

Ứng dụng công cụ AI Open Work nâng cao hiệu quả thẩm định và bảo mật dữ liệu

Song song với việc chuẩn hóa quy trình MISA iGOV, Hội nghị tập huấn đã giới thiệu giải pháp Open Work do Trường Công nghệ Thông tin và Truyền thông phát triển trên nền tảng trí tuệ nhân tạo của Viettel. Đây là công cụ trợ lý AI nguồn mở hoạt động hoàn toàn trên hạ tầng máy chủ nội địa, giúp các đơn vị xử lý khối lượng lớn tài liệu nghiệp vụ một cách nhanh chóng.

Điểm nổi bật của Open Work là khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối. Nhờ vận hành trên hệ thống máy chủ Viettel tại Việt Nam, toàn bộ dữ liệu hồ sơ, dự toán chi tiêu của Đại học Bách khoa Hà Nội được xử lý cục bộ, không gửi sang các máy chủ thương mại nước ngoài. Công cụ tuân thủ nghiêm ngặt Luật Dữ liệu Việt Nam, bảo vệ an toàn thông tin cá nhân và dữ liệu tài chính của Nhà trường.
 

Khi đưa vào vận hành, Open Work cho phép lãnh đạo phụ trách mua sắm và cán bộ kế toán trỏ trực tiếp tới các thư mục hồ sơ trên máy tính để thực hiện hỏi đáp tự động. Trợ lý AI có khả năng rà soát mâu thuẫn giữa các văn bản, đối soát tính hợp lệ của hóa đơn, so sánh bảng kê chi tiết với quy chế chi tiêu nội bộ. Công cụ hỗ trợ chỉnh sửa, đánh dấu trực tiếp các điểm cần lưu ý trên file Word hoặc Excel, giúp rút ngắn thời gian thẩm định các danh mục phức tạp như hóa chất, vật tư nghiên cứu khoa học.

Nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ mới, PGS. Tạ Hải Tùng chia sẻ Đại học Bách khoa Hà Nội chuẩn bị ban hành quy chế sử dụng AI có trách nhiệm. Việc kết hợp quy trình số MISA iGOV cùng công cụ AI Open Work tạo nên sức mạnh kép, giúp bộ máy quản trị vận hành chính xác, tinh gọn.

Lãnh đạo Đại học khẳng định bước đi này hướng tới hiện thực hóa mục tiêu xây dựng Đại học Bách khoa Hà Nội thành đại học tiên phong về AI, số hóa toàn bộ các quy trình quản lý vào giai đoạn 2028 - 2029, loại bỏ hoàn toàn hồ sơ giấy.

Trong không khí làm việc nghiêm túc, hiệu quả, lãnh đạo và kế toán các đơn vị cấp hai đã cơ bản nắm vững kỹ năng thao tác trên các nền tảng mới, sẵn sàng đưa hệ thống MISA iGOV và Open Work vào vận hành chính thức, góp phần thúc đẩy toàn diện công tác chuyển đổi số tại Đại học Bách khoa Hà Nội.